Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое коммерческое предложение и как его правильно составить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под сопроводительным письмом понимается краткое приложение к основному документу. В данной бумаге сжато описывается предложение о сотрудничестве. Письмо следует составлять в тех обстоятельствах, когда само коммерческое предложение содержит много информации.
Что писать в сопроводительном письме к коммерческому предложению
Сопроводительное письмо пишут в свободной форме на бланке компании. Оно должно включать в себя:
- название и реквизиты компании-отправителя;
- наименование компании-адресата и ФИО ее руководителя;
- номер письма в журнале регистрации исходящей корреспонденции;
- дату составления;
- заголовок — например, «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению»;
- обращение — например, «Уважаемый Александр Иванович!»
- основной текст — краткая информация о деятельности компании, продукции, услугах, преимуществах сотрудничества с ней;
- заключение — подпись руководителя компании или должность, ФИО и контакты ответственного лица.
К сопроводительному письму прикрепите прайс или каталог.
Назначение сопроводительного письма к коммерческому предложению
К основным целям рассматриваемого документа можно отнести следующее:
- очищение основного текста коммерческого предложения (далее – КП) от ненужной информации – от приветствий и общих сведений о компании;
- краткое описание информации, отраженной в основном предложении. Предполагается, что это должно стимулировать заинтересованность оппонента в предлагаемом сотрудничестве;
Также бизнесмены нередко прикладывают к сопроводительным письмам следующие документы:
- каталоги имеющихся товаров;
- прайс с расценками на предоставляемые услуги или продукцию;
- периодичность мероприятий, проводимых компанией, которые предположительно могут быть интересны или выгодны для адресата КП.
Особую важность письмо представляет для тех организаций, которые действуют по принципу «холодных продаж».
Практика демонстрирует, что крайне малое количество адресатов читают КП. Зачастую подобные документы просто теряются в рассылках общего информационного характера. Сопроводительное письмо, в свою очередь, вызывает у адресата интерес, поскольку в отечественной практике не так распространено, как в Европе.
Также неуместно отказываться от направления оппоненту рассматриваемого письма, если договоренность между сторонами относительно КП была достигнута в ходе устных обсуждений (телефонных или при личной встрече). Необходимо понимать, что информация, предоставленная устно, может легко забыться заказчиком из-за обилия сведений. Письмо является же является документальным подтверждением договоренности.
Самая распространённая ошибка, с которой я встречался, читая ответ на этот вопрос в КП — разбить работу на этапы, посчитать стоимость каждого из этапов и предоставить клиенту сводную таблицу, где не указана сумма работ. Мол, считайте на здоровье, дорогой клиент! Поэтому желательно не забывать сначала называть итоговую цифру, а затем уже её детализировать, если клиенту это интересно.
Вторая по популярности ошибка — не указать порядок оплаты. Какой размер предоплаты? Каким способом исполнитель хочет получить деньги? Вот про это почему-то зачастую забывают, видимо, считая, что это не такой важный момент. А он важный.
Также следует обратить внимание на такой сценарий, когда можно точно оценить первый этап работы, а остальные будут зависеть от его результатов. Здесь следует назвать стоимость первого этапа, а затем перечислить следующие этапы и назвать по ним минимальные цены, заранее предупредив о том, что максимальные не известны даже таким профессионалам, как мы.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению
Если вы отправляете сопроводительное письмо к коммерческому предложению по обычной почте, то желательно напечатать его на фирменном бланке организации.
Казалось бы, очень простой и краткий текст, но многие с ним впадают в ступор. Либо допускают досадные ошибки, из-за которых резюме или КП терпит фиаско.
Чтобы побудить к этому, одной организации достаточно лишь побудительной речи, призывающей к сотрудничеству, а другому предприятию необходимо будет предложить скидку или небольшое вознаграждение за принятие предложения. Согласно п. 2.4. Договора, если Вы не планируете в дальнейшем пользоваться нашим сервисом, мы можем вернуть Вам денежные средства. Для этого, пожалуйста, пришлите мне официальное заявление (форма в приложении). После его получения мы запустим процедуру возврата. В целом она продлится не более трех дней.
Когда и каким образом отправляется?
Коммерческое предложение с сопроводительным письмом может отправляться от имени всей компании, так и от конкретных подразделений, отделов или сотрудников. Отправлять их можно, как и конкретному лицу, так и группе получателей.
Также необходимо отметить несколько моментов при написании СП:
- Предметность. Пишите информацию только по делу и конкретно по вашем предложению. Не надо писать общеизвестные истины («Лондон – столица Великобритании») или «лить воду» («Наступившие солнечные, теплые майские деньки вдохновляют нас на новые трудовые подвиги»).
- Краткость. Людям лень читать длинные тексты. Чем короче ваше сопроводительное письмо – тем больше шансов, что его прочтут. Постарайтесь изложить всю важную информацию (выгода от сотрудничества с вами) в максимально сжатой форме.
- Не употребляйте нигде в письме фразу «коммерческое предложение». Эта фраза на психологическом уровне отпугивает. Старайтесь использовать другие слова. И делайте больше упора на преимущества сотрудничества с вами.
- Простота и понятность. Не надо увлекаться эпистолярным жанром и нагромождать своё сопроводительное письмо профессиональными терминами и профессиональным языком. Будьте проще. У получателя появится чувство, что обращаются именно к нему.
- Побуждение к действию. Укажите, что должен сделать получатель, если его заинтересовало предложение: просмотреть прикреплённый файл, посетить сайт, позвонить по указанному номеру и пр. Потенциальны клиентам не всегда понятно, что нужно сделать для начала сотрудничества. Понятность порядка действия повысит вероятность отклика от клиентов.
Виды запросов коммерческого предложения
Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: государственный и частный.
Государственный запрос КП регламентируется законом 44-ФЗ. Такой запрос отправляют бюджетные организации. Его цель — определить начальную (максимальную) цену контракта. Для этого нужно выяснить расценки потенциальных поставщиков и привлечь их к участию в госзакупках.
Государственный запрос КП подают открытым доступом, то есть, информация о нём заносится в единую информационную систему в сфере закупок — ЕИС. Даже если заказчик уже определился с поставщиками, он всё равно обязан отправить запрос КП как минимум в две компании.
Окончательное решение принимает экспертная комиссия. Заключение контракта возможно только при условии, что заказчик и исполнитель (поставщик) не должны приходиться друг другу родственниками.
Частный запрос КП составляется для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждая организация определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.
Цель частного запроса — получить информацию от большего количества подрядчиков, чтобы определить оптимальное предложение и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар. Разослать документ можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.
Сервис «Астрал.Поставщик» поможет поставщикам находить государственные и коммерческие закупки. Сохраните шаблоны поиска и участвуйте в закупках, которые подходят вам лучше всего.
Как написать и оформить письмо
Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления. Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения. Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.
Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:
Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.
Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое оферта, как ее сделать или отозвать. Используйте эти инструкции бесплатно.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Шаблоны коммерческих предложений
- Составление коммерческого предложения на товар.
Чтобы понять, как составить коммерческое предложение на товар, нужно четко представлять главную его задачу (продать). Следовательно, в документе должны в основном описываться продукт и его характеристики. Не нужно занимать много пространства рассказом о компании, реализующей его.
- Составление коммерческого предложения на услуги.
Такой документ предлагает клиентам услуги, оказываемые вашей фирмой. Как можно подробнее опишите то, чем вы занимаетесь и в чем ваши конкурентные преимущества. Откроем вам секрет, как составить коммерческое предложение на услуги правильно: не переусердствуйте с «пением дифирамбов» компании! Основной акцент должен быть на описании продукта. Все достоинства услуг, выгода от их приобретения в документе должны быть вынесены в его начало. Это послужит методом привлечения внимания потенциального покупателя.
- Составление коммерческого предложения на строительные работы.
Данный вариант документа носит рекламный или информационный характер. Его главная задача – мотивировать клиента на заключение соглашения подряда на строительство. Нужно так подготовить обращение, чтобы покупатель был заинтригован, и у него не осталось никаких сомнений относительно сотрудничества именно с вашей фирмой.
- Составление коммерческого предложения на услуги грузоперевозки.
Потенциального заказчика грузоперевозок волнуют два вопроса: какого рода грузы вы перевозите и какова система обслуживания. Соответственно, подготовить обращение нужно так, чтобы данная информация оказалась в самом начале документа.
- Составление коммерческого предложения на поставку товара.
Данный документ следует оформить таким образом, чтобы он подчеркнул выгодные условия поставки товара, которые вы предлагаете. Необходимо указать:
- уникальные свойства товара (отсутствие аналогов, долговечность, популярность в определенном субъекте Российской Федерации и наличие потенциала стать востребованным на территории всей страны);
- высокий маржинальный уровень (указывается выгодность покупки продукта для последующей перепродажи);
- сроки, в пределах которых осуществляется поставка;
- гарантийные условия;
- особенности системы поставки;
- условия обмена или возврата товара.
- Составление коммерческого предложения о сотрудничестве.
Подготовить данный тип КП не так просто. Здесь необходимо затронуть преимущества совместной работы с вашей фирмой, изложить, каким образом будет строиться сотрудничество. При этом не следует концентрироваться исключительно на достигнутых вами успехах.
Обязательно пробегитесь глазами по написанному тексту через некоторое время после составления документа. Во-первых, вы можете выявить допущенные орфографические и пунктуационные ошибки, а также:
- получите представление о том, какие структурные элементы текста, прежде всего, бросаются в глаза: заголовки, оффер, контактные данные и др.;
- поймете, хочется ли дочитать документ до конца (если у вас возникло желание прочесть его как можно быстрее и убрать с глаз долой, будьте уверены, что клиент именно так и сделает).
Теперь вы знаете, как правильно составить коммерческое предложение. Дело за малым – нужно его отправить получателю. В современном мире документ обычно отсылают по электронной почте. На самом деле есть три способа:
- Текст отправляется в теле самого письма. Делают это при помощи программы для имейл-маркетинга.
- В теле письма размещают только краткие сведения об услуге или товаре и обязательно оффер, а основной документ оформляется, как вложение в формате PDF.
- Предложение отправляется в бумажном варианте по почте. Сейчас этим можно даже удивить заказчика, а значит, он дочитает письмо до конца. Если адресат – небольшая фирма, но вы осведомлены о том, что на их электронный адрес приходит огромное количество писем каждый день, можете попробовать данный вариант рассылки.
- Избегайте использование сложных форм предложений. Только короткие фразы. Ваш текст должен быть максимально приближен к диалогу.
- Будьте уникальны. Не пишите скучными избитыми фразами, пусть ваше описание услуг отличается от предложений конкурентов.
- Завышенная оценка товара. Не переусердствуйте с описанием продукта. Каждое достоинство подкрепляйте выгодами для клиента.
- Правильно определяйте аудиторию. Направлять одно и тоже письмо всем подряд, не определив потребности, бессмысленно. А в случаи с горячим предложением не уважительно.
- Не лейте воду. Это деловой текст, здесь нужно излагаться конкретно и по делу.
- Не допускайте заспамленности заголовков. Употребляйте цифры, выгоды и интриги для клиента в пределах нормы.
- Не давайте обещаний, которых не выполните. Неосуществимые обещания вызовут сомнения.
Обязательно проверьте текст на ошибки. Проверьте структуру написания. На все ли вопросы вы ответили.
Как правильно составить
Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:
- презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
- фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
- обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
- автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
- текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
- после основной части текста перечисляются приложения;
- заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.
как правильно написать сопроводительное письмо к документам.
Как правильно написать коммерческое предложение о сотрудничестве?
Когда уполномоченный человек (копирайтер, другой сотрудник компании или даже сам владелец бизнеса) садится за написание предложения о сотрудничестве, ему необходимо внимательно прочесть порядок составления, чтобы не допустить грубых ошибок. Специалисты выделяют четыре основные грубые ошибки.
1. Письмо в пустоту. Коммерческое предложение — это в первую очередь уникальный продающий текст, а уже после — предложение. Абсолютно не имеет значения, что вы хотите продать или показать, главное — умело это сделать. Перед написанием необходимо ответить себе на ряд вопросов:
- кто эти люди, для которых я пишу?
- какие они?
- в какой момент они прочтут письмо?
Ответьте себе на эти вопросы, тогда ответ придет сам собой. Если вы планируете писать для нескольких групп, тогда необходимо провести эти действия для каждой из них.
Пример: Вы создали тренинг по личностному росту и вам требуются:
- группы-партнеры для размещения рекламы на их страницах в соцсетях;
- инфобизнесмены для размещения рекламы по их базам контактов;
- участники программы, которые будут продавать тренинг.